みなさん、こんにちは。

㈱アウニー・代表の増田です。

 

今日は、当社のバックオフィス業務改善コンサルティングにおける、ユーザー様の導入事例をご紹介します。

これからこのコラムで、これまで事例を少しずつご紹介できればと思っています！

HPができて早1年。やっと…更新。笑

 

ＳＴＡＲＴ！！

 

前提として、当社のコンサルの流れについて説明すると、基本的に次のようになります。

 

まずは、徹底した現場担当者へのヒアリング。そこから問題のあぶり出し。その上で、私の方で、世に数あるクラウドツールの中からいくつかをピックアップ。ユーザー様のお悩み解決に最も適した組み合わせをご提示し、それらクラウドツールを活用した業務改善をサポートします。

最初のヒアリングから、クラウドツールの選定、システム構築、テスト運用、本稼働といった流れで、約1年をかけます。

（もちろん、導入後もアフターフォローをさせていただきます）

 

さて、今回のユーザー様は、福岡市に本社を置く販促物制作・販促支援のA社様です。

A社様は「少人数×高収益企業」の実現を掲げ、従業員こそ少数ですが福岡県の内外にお取引先があります。

 

そんなA社様から、「新しく体制を整えるため」として、バックオフィスの業務改善についてご相談がありました。

 

そこで、経理などのバックオフィス部門に加え、営業部門、デザイン部門などの各担当者に複数回ヒアリングを重ねました。すると、最大の問題点は「紙」であることがわかりました。受注、発注、社内申請、請求といった各段階で紙やFAXが介在していたのです。

これだと、部門間・各担当者間における中身の共有がしにくく、伝達の遅延・精度の低下が頻繁にありました。例えば、外回りの営業マンが会社に戻ってからでないと、社内にいるスタッフと中身の確認が出来ないのです。また、内容の手直しもすべて紙で行っていました。受注管理などの既存システムもありましたが、一元管理できるものではなく、使いにくいものだったようです。

 

実は、問題点が「紙」だったことについては、事前に予測できました。

 

というのも、私自身が前職の税理士法人勤務時代からバックオフィスの現場を担当していましたし、その後は、100社以上の会計部門でバックオフィス業務改善のコンサルを重ねてきたからです。

 

それらの現場経験から、今回のA社のお悩みを解決するものとしてすぐに浮かんだのが、

・Money Forwardクラウド

・kintone

・Google Workspace（旧G Suite）

・KING OF TIME

の4つです。

 

kintoneが受発注管理、販売管理を担います。Money Forwardクラウドが会計、経費、給与。

これに、クラウド上でのデータ管理でGoogle Workspace（旧G Suite）、勤怠管理でKING OF TIMEを使用します。

 

最初に思いついたのがkintoneでした。

なぜならkintoneはカスタマイズしやすいからです。

 

A社様は管理するものが独特なので、私の方で先を見据えて、例えば承認や稟議といった受発注にとどまらない管理が必要になった際に、カスタマイズが容易なkintoneがベストだと判断しました。

 

もうひとつ、私の方で独自にアレンジしたものがあります。

 

それは、kintoneの操作から請求が起こせるようにしたことです。

利用者は表面上ではkintoneのボタンをクリックして操作しているのですが、裏ではMoney Forwardクラウドのシステムにリンクしていて、そこで請求書が作成される、というものです。

 

理由はふたつあります。

1点目。請求書発行は経理の仕事ですね。営業担当から納品が済んだ旨を知らされて経理は請求書を作成すると思いますが、ここでよく考えると、見積もり段階では経理でなく営業担当が作成するわけです。万一金額の変更があった際とか、このまま請求していいのかどうかの確認だとか、これらは日常的にあるわけです。これがもし紙のままやり取りしていたら大変煩雑ですよね。ですから、営業担当が見積り作成するkintone上で、同じように請求も起こせるようにしました。これだと共有が容易になります。

 

2点目として、なぜ裏でMoney Forwardクラウドの請求システムにリンクさせたかったのか。

それは会計に自動で仕訳が入るからです。これをどうしても実現させたかった。

 

こういった私独自のアレンジも、今までの現場経験があったから実現できたのだと思います。

 

さて、A社様において、Money Forwardクラウド、kintone、Google Workspace（旧G Suite）、KING OF TIMEの4つのツールで新たにシステム構築したわけですが、テスト運用を経て、無事に本稼働しました。おかげさまでA社様は、紙でのやり取りがほぼゼロになりました。

 

そして、もうひとつ、当初は予想できなかった効果が表れました。

きっかけは新型コロナです。

 

本稼働と前後して世の中がコロナ禍に見舞われ、福岡でも緊急事態宣言が発令されました。その中で、A社様は、今回のバックオフィスのクラウド化が功を奏し、宣言期間中、フルリモートが可能になったとか。

これって、バックオフィスの業務改善、クラウド化が、働き方の変化にも柔軟に効果が出せる下支えになった好事例だと思いますね。

 

「バックオフィスの改善って、そんなに効果があるの？」という人がいまだにいますが、効果が出ないことなどありません。

 

足元では効率化、業務負担軽減が実現しますし、大きくは今回の例のようにリモートにスムーズにかつフルで対応できるのです。

A社様の言葉を借りれば、生産性があがったことで、「少人数×高収益企業」に、少しでもお役に立てたかなと思います。

 

㈱アウニーは、

企業のバックオフィス業務の課題を徹底ヒアリング。

問題点に応じて数あるクラウドツールの中から最適な組み合わせを提示し、それを活用した業務改善をサポート。

バックオフィス現場の効率化を実現します。

 

次回は、KING OF TIMEを使った勤怠管理の改善事例をご紹介します。お楽しみに。